Требования к резервному копированию и сохранению документации в лабораториях приведены в виде требований к системе менеджмента лаборатории (п. 8.4., в части управления записями) в ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.
Резервному копированию подлежат все записи, образующиеся в процессе лабораторной деятельности: внутренние документы лаборатории, технические записи, отчеты об испытаниях и т.д. В системе менеджмента лаборатории должен быть прописан порядок хранения, резервного копирования и восстановления электронных и бумажных документов (записей).
В случае размещения для общего пользования и хранения электронных документов, находящихся на общем диске/сервере лаборатории (внутренние документы системы менеджмента, протоколы, формы, и т.д.), предусматривается порядок копирования данной информации на еще один «резервный» электронный носитель (съёмный диск или отдельно стоящий второй сервер) с которого ее можно извлечь при утрате информации в следствии неполадок в работе основного сервера. Периодичность данного резервного копирования информации устанавливается 1 раз в сутки, которое может производиться как в автоматическом, так и ручном режиме.
Ответственность за данную процедуру согласно системе менеджмента лаборатории зачастую возлагается (при наличии) на технический персонал (системного администратора). При отсутствии данного технического персонала ответственным назначают сотрудника из числа персонала лаборатории, имеющего доступ для работы на сервере. В случае возникшего сбоя в работе, приведшего к утрате каких-либо данных электронной документации, хранящейся на сервере, данный специалист должен иметь возможность восстановить утраченные данные, в том виде в котором они хранились на сервере до их повреждения или утраты.
Резервное копирование, возникающих в процессе лабораторной деятельности документации (записей) ведущихся на бумажных носителях, предназначено для возможности восстановления данных бумажных записей в случае частичной или полной их утери. Резервному копированию подлежат завершенные записи, срок копирования данных записей назначается не позднее недели с даты их завершения. Данная процедура в лабораториях в основном воспроизводится путем сканирования (если записи ведутся на отдельных бланках) или путем фотографирования (при невозможности сканирования в сшитых журналах). Это будет являться электронным образом бумажного документа (записи), вполне достаточным для резервного восстановления информации. Сотрудника ответственного за резервное копирование и восстановление записей назначают из персонала лаборатории. Ответственным сотрудником, помимо получения электронного образа бумажного документа и его размещения, и хранения, ведется реестр резервных копий документов (записей), который содержит: наименование документа (записей), дату передачи резервной копии на хранение, место хранения бумажного оригинала, ФИО ответственного за хранение бумажного оригинала документа (записи) и передачу резервной копии на хранение.
Место хранения данных резервных копий документов (записей) можно установить, как на сервере, так и предусмотреть отдельное место. В первом случае ответственный за хранение и восстановление резервных копий будет технический работник. Во втором случае можно предусмотреть два съёмных переносных жестких диска (основной и резервный), которые будут находиться у ответственного сотрудника. Предпочтительнее выглядит второй случай, т.к. происходит разделение резервного хранения электронной и бумажной документации (записей), в этом случае ответственным за хранение и восстановление резервных копий документов является ответственный сотрудник, назначенный из персонала лаборатории.
Срок хранения резервных копий документов (записей) устанавливается в соответствии со сроком хранения основных документов (записей), с которых была создана резервная копия. В дальнейшем резервные копии документов (записей) подлежат уничтожению (путем стирании информации) в соответствии с зафиксированной в системе менеджмента лаборатории процедурой уничтожения документации.
Наш учебно-консалтинговый центр уже много лет занимается как обучением персонала лабораторий по различным востребованным программам посмотреть перечень которых можно на странице, так и разработкой отдельных процедур, включая процедуру резервного копирования, а также комплексной подготовкой лабораторий к аккредитации и подтверждению компетентности под ключ. Кроме того, в целях экономии времени и средств мы можем провести аудит Вашей лаборатории на предмет готовности к прохождению процедур аккредитации и подтверждению компетентности по результатам которого сможем провести коррекцию Вашей документации и бизнес процессов с целью подготовки вашей лаборатории к выездной экспертизе ФСА.
