Документация СМК: типичные проблемы

Консультируя клиентов по услуге сертификации ИСО 9001: 2008, построения системы менеджмента качества или обучая специалистов требованиям стандартов ISO, нередко приходится сталкиваться с вопросом: «Для чего нужен такой большой объем документации СМК?».

Действительно, система управления качеством сегодня у многих российских предпринимателей стойко ассоциируется с папками документации. При этом упускается из виду главное – внедрение СМК по стандарту ISO 9001 подразумевает выстраивание не СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОВ, а ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА.

Проблемы в управлении документацией СМК особенно явно видны при проведении сертификационных и ресертификационных аудитов. Как правило, их можно разбить на две категории:

• отклонение от требований самого стандарта ИСО;
• отсутствие здравого смысла.

Что касается первой категории, то среди наиболее типичных нарушений можно выделить:

• отсутствие документированной процедуры управления документами СМК либо требования стандарта реализованы в ней не в полной мере (речь может идти о документах типа «цели в области качества», «план», «выписка»);
• использование неутвержденных инструкций, графиков, планов или неактуальной (аннулированной и не учитывающей изменения) документации (обычно это технологические и конструкторские документы);
• частичное отсутствие требуемых стандартом ИСО 9001: 2008 записей (например, об оценке реальности результатов ранее произведенных измерений, при выявлении не соответствия установленным требованиям оборудования для измерения и мониторинга);
• не соблюдение процедуры утверждения и согласования документации;
• отсутствие установленных сроков, в течение которых должны храниться определенные записи;
• использование противоречащих друг другу документов (например, технологических и конструкторских, разработанных в соответствии с разными требованиями).

Конечно, все вышеназванные недочеты необходимо исправлять. Решение данного вопроса в этом случае особой сложности не представляет.

Несколько сложнее обстоит дело со второй категорией нарушений, связанных с управлением документацией СМК. Если вы помните, речь идет об отсутствии здравого смысла. В отличие от первой категории проблема уже не лежит на поверхности. Однако при этом может существенно отражаться на результативности работы системы менеджмента в целом и персонала компании в частности.

Не будем углубляться в долгие и упорные рассуждения о том, как верно формировать документы СМК, каков должен быть их объем и пр. Отметим главное – порядок в управлении документацией обеспечивает порядок в производственных и иных процессах. Не выходить за рамки здравого смысла позволит соблюдение нескольких простых правил:

• не работайте «под сукно» и «в корзину»;
• помните, что лучший документ – это документ краткий;
• думайте, работая с документацией, и обязательно читайте то, что написали.